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Finanzbuchhaltung

AIESEC Deutschland verwendet die Finanzbuchhaltungssoftware Exact Online . Dies ist eine Standardsoftware, die auf unsere Bedürfnisse angepasst wurde. Ihr findet sie hier: http://www.exactonline.de/login

 

Kontenrahmen

Der von uns verwendete Kontenrahmen ist für alle Komitees verbindlich. Wenn man unseren Verein einmal mit einem Konzern vergleicht, so ist das MC die Konzernmutter und die LCs die Tochtergesellschaften. Der Kontenrahmen ist die einheitliche Konzernrichtlinie. Wie in einem richtigen Konzern behalten die Komitees als Tochtergesellschaften ihre wirtschaftliche Selbständigkeit. Ihr stellt am Jahresende eine Einzelbilanz auf.

Als ganzer Verein stellen wir eine zusammengefasste „Konzern-Bilanz“ und eine zusammengefasste Gewinn- und Verlustrechnung auf. Dieses Zusammenfassen nennt man Konsolidieren. Damit das im folgenden beschriebene überhaupt funktioniert, braucht man einen einheitlichen Kontenrahmen als gemeinsamen Nenner aller Komitees.

 

Konsolidierung

 

Bilanz

 

Die Zusammenfassung aller Einzelbilanzen der Komitees zu einer konsolidierten Bilanz wird beim Jahresabschluss im MC vorgenommen. Einfach gesprochen werden alle gleichen Konten aufaddiert und ergeben eine Gesamtgröße.

Beispiel BGA: Alle Konten 0101 werden addiert und ergeben den konsolidierten Bestand an Betriebs- und Geschäftsausstattung.

Interessant wird es bei vereinsinternen Forderungen und Verbindlichkeiten. Diese werden miteinander aufgerechnet.

Beispiel: LC Bochum schuldet LC Essen noch EUR 500,00. Bochum weist eine Verbindlichkeit von EUR 500,00 und Essen eine Forderung von EUR 500,00 in der jeweiligen Einzelbilanz aus. Der Verein als ganzer ist weder ärmer noch reicher geworden. In der konsolidierten Bilanz werden die Forderungen des einen Komitees mit den Schulden des anderen Komitees verrechnet.

 

Erfolgsrechnung

Die Konsolidierung der Erfolgsrechnungen des Vereins läuft vom Prinzip genauso ab wie die Bilanzkonsolidierung. Man nehme alle GuV-Rechnungen, lege sie übereinander und ziehe die Summe daraus.

 

Externe Wirkung

Die konsolidierte Bilanz und GuV dient der Vorlage beim Auswärtigen Amt, bei unseren Förderern und dem Finanzamt.

Außerdem wird die gesamte Buchhaltung von einem externen Wirtschaftsprüfer geprüft. Der uneingeschränkte Bestätigungsvermerk des Wirtschaftsprüfers signalisiert dem externen Betrachter die Richtigkeit und Vertrauenswürdigkeit unserer Unterlagen.

 

Konto

Beschreibt in der Buchführung eine zur Aufnahme und wertmäßigen Erfassung von Geschäftsvorfällen bestimmte Rechnung. Jedes Konto hat eine Soll- und eine Habenseite.

 

Kontencharakteristik

 

Bestandskonten

Auf den Bestandskonten werden Zu- und Abgänge an Beständen verbucht. Bestandskonten werden für alle Bilanzpositionen geführt. Man unterscheidet aktive und passive Bestandskonten:

 

Aktive Bestandskonten

Zugänge im Soll, Abgänge im Haben:

Der Saldo steht immer auf der Aktivseite der Bilanz. Beispiele: Kasse, Forderungen

 

Passive Bestandskonten

Zugänge im Haben, Abgänge im Soll:

Der Saldo steht immer auf der Passivseite der Bilanz. Beispiel: Verbindlichkeiten

 

Kontokorrentkonten

Diese sind unterjährige Verrechnungskonten, auf denen Beträge zwischengebucht, schlussendlich aber den entsprechenden Aufwandskonten zugeordnet werden. Die Kontokorrentkonten sollten unterjährig möglichst ausgeglichen sein, am Jahresende müssen sie ausgeglichen sein.

Näheres zu den Kontokorrentkonten findet ihr im Modul „Buchhaltung bei AIESEC“. Es gibt in der AIESEC-Buchhaltung mehrere Arten von KK‘s:

 

03xx

 Bestandskonten / Projekte-KKs

04xx

 MC/LC-KKs

05xx

 Spenden-/Verwaltungs-KKs

06xx

 Mitarbeiter-KKs

34xx

 Outgoer-KKs

33xx

 Wohnungs-KKs

 

Gewinn- und Verlustkonten

Auf den GuV-Konten werden Aufwendungen und Erträge erfasst. Man unterscheidet also Aufwands- und Ertragskonten:

 

Aufwandskonten

Zugänge werden im Soll gebucht. Der Saldo steht immer auf der Aktivseite der GuV. Beispiele: Telefonkosten allgemeine Verwaltung, Portokosten Exchange

 

Ertragskonten

Zugänge im Haben:

Der Saldo steht immer auf der Passivseite der GuV. Beispiel: Erträge aus Förderkreis, Spenden für ein internationales Projekt

 

Kontenrahmen

 

Der Kontenrahmen von AIESEC ist aufgeteilt in zwei Kontoklassen. Auf der ersten Seite stehen alle Bilanzkonten und auf der zweiten Gewinn- und Verlustkonten (GuV-Konten). Die Bilanzkonten bleiben jahresübergreifend erhalten, während die GuV-Konten am Ende des Jahres geschlossen werden und Gewinnwirksam gegen euren Gewinn-/Verlustvortrag verrechnet werden. Alle Konten die auf dem Kontorahmen grau unterlegt sind, sollten nur in Absprache mit dem MC oder den RLPs angesprochen werden.

 

Buchungsarten

 

Für die systematische Ablage der Belege wurden verschiedene Buchungsarten definiert, denen wiederum jeweils ein bestimmter Belegkreis zugeordnet ist. Die Buchungsarten charakterisieren verschiedene Arten von Geschäftsvorfällen. Bei der Eingabe der Buchung in Exact bildet die Buchungsart die ersten 3 Ziffern der Belegnummer. Die ausführliche Definition der Belegnummern findet ihr im nächsten Abschnitt Vergabe der Belegnummern.

 

Hier eine Übersicht der Buchungsarten:

 

• 100: Bank 1

Hier werden Rechnungen und sonstige Belege, die ihr per Bank bezahlt, abgelegt. Im Fall von Guthaben-Buchungen gilt der Kontoauszug selbst als Beleg, und der ist ja schon separat im Kontoauszugsheft abgelegt. Hinter jedem Posten auf dem Kontoauszug das Gegenkonto der Buchung notieren.

 

• 110: Bank 2

Das selbe in Grün für eure 2. Bank

 

• 200: Kasse 1

Dort werden alle Belege abgelegt, die ihr bar bezahlt habt (handschriftliches Kassenbuchnicht vergessen!)

 

• 210: Kasse 2

Siehe Kasse 1

 

• 300: Eröffnungsbilanz

Alle Buchungen der Eröffnungsbilanz, außer der Anfangsbestände der Bankkonten und der Kassen.

 

• 350: Jahresabschluss

Alle Jahresabschlussbuchungen, wie z.B. Abschreibungen, Forderungen,Verbindlichkeiten.

 

• 400: PB-Buchungen

Hier werden die PB-Maßnahmen abgelegt (d.h. die ausgefüllten C-Formsals Deckblatt mit den entsprechend dazu gehörenden Belegen dahinter!!! PB-Maßnahmen werden erst nach der Überprüfung und Genehmigung durch das FST gebucht.),bzw. alle Ausgaben die ihr für eure Praktis tätigt (Wasserkocher für die Wohnung etc.)

 

• 500: Mitarbeiter

Hier werden alle Rechnungen, Kassenzettel, Quittungen, Reisekosten etc. abgelegt, die ein Mitarbeiter bezahlt hat und nun zur Erstattung einreicht.

 

• 600: LCs

Hier werden alle Belege abgelegt, die Buchungen zwischen den LCs/IGn dokumentieren und über die LC-Konten 04xx abgewickelt werden wie zum Beispiel die Abrechnung der ICLS- und RIS-Fees, Verlustumlagen.

 

• 650: MC-KK-Buchungen

Hier werden die blauen Kontoauszüge aus dem MC abgelegt. Im Gegensatz zu den Bankauszügen werden die MC-Auszüge hinter demjeweiligen Belegträger abgelegt.

 

• 700: Spenden-Buchungen

Hier werden, wie der Name schon sagt, alle Spenden abgelegt.

 

• 750: Exchange-Buchungen

Hier werden alle Buchungen abgelegt, die nach dem Eingang der OGX-Fee folgen, d.h. die Vereinnahmung nach der my@net-Eingabe und die Vereinnahmung nach dem Match. Break/Kautionvereinnahmung/eigene Outgoer auf dem eigenen ICLS.

Die Rücküberweisung der Kaution ist dann aber wieder Bank.

 

• 800: Sonstige Buchungen

Hier werden die sonstigen Buchungen abgelegt, die nicht in die anderen Buchungsarten passen. 

 

• 900: Audit

In diesem Belegkreis werden die Buchungen des Audits abgelegt. Da bucht ihr im LC nichts, nach Wiedererhalt der JA-Ordner findet ihr dort die Audit-Umbuchungsbelege.

Es empfiehlt sich, die Belege schon unterjährig entsprechend zu sortieren und die Belegträger zu erstellen. Dazu könnt ihr einfach einen Ordner mit Abschnitten und zwar einen für jeden Belegkreis anlegen. Die Belege werden dann entsprechend abgeheftet. Damit geht euch auch kein Beleg verloren, und ihr müsst nicht lange suchen, wenn ihr unterjährig einen Beleg braucht. Dabei solltet ihr euch an die obige Reihenfolge halten, also mit Bank 1 in Ordner 1 beginnen usw. Wichtig ist v.a. für den Jahresabschluss die deutliche Beschriftung der Abschnitte und Ordner, damit man bei der Jahresabschlussprüfung nicht lange suchen muss, bis man die gesuchten Belege findet. Dabei sind die vorgegebenen Ordnerrücken zu verwenden!

 

Die Kontoauszüge werden hintereinander abgeheftet mit den jeweiligen Belegen für die verschiedenen Positionen direkt dahinter. Sämtliche Belege müssen dann noch vom LCP quittiert werden. Näheres dazu findet ihr im Bereich Bank und Kasse.

Wenn ihr jetzt wissen wollt, in welche Buchungsart eure Buchung gehört und welche Belegnummer sie deshalb bekommt, müsst ihr einfach nur die obenstehende Tabelle von oben nach unten durchgehen.

 

Auch wenn das alles banal erscheinen mag, das alles aufzuzählen, aber es gab schon die abenteuerlichsten Buchungen und Ablagesysteme, die für sich allein betrachtet vielleicht auch eine Logik hatten, aber man muss sich immer wieder vor Augen halten, dass zum Jahresabschluss alle LCs mit ihren Ordnern und Ablagesystemen im MC stehen und alle den selben Standards genügen müssen. Wir sind zu einem einheitlichen Ablagesystem verpflichtet, welches es den externen Prüfer (PwC und dem Finanzamt) in angemessener Zeit ermöglichen soll, sich in einem beliebigen LC aufgrund dessen Belegsammlung schnell zurechtzufinden. Also bitte haltet euch daran! Verbesserungsvorschläge sind aber natürlich immer willkommen.

 

 

Vergabe der Belegnummern

 

Die Vergabe der Belegnummern ist wie schon genannt abhängig von der Buchungsart. Dabei sind die Belegnummern alle nach dem gleichen Schema aufgebaut, um das schnelle Auffinden der Belege zu erleichtern, wenn man in Exact zu einer Buchung den Beleg anschauen will.

 

Genereller Aufbau der Belegnummern:

 

7-stellige Belegnummern nach folgendem Schema:

Buchungsart / Periode  / Laufnummer

3-stellig     2-stellig  2-stellig

 

Ihr erhaltet einen Mitarbeiterbeleg im Mai. Vorher habt ihr schon 3 Mitarbeiterbelege im Mai erhalten. Folglich erhält der neue Beleg die Nummer 500-05-04. 500 für den Mitarbeiter-Belegkreis, 05 für den Monat Mai und 04 als laufende Nummer für den 4. eingereichten Beleg im Monat Mai.

Eine Besonderheit ergibt sich bei den Kassenbuchungen. Bei dieser Buchungsart erhält jeder Tag an dem eine Kassenbewegung stattgefunden hat eine neue Belegnummer. Der Aufbau der Nummer ist dann wie oben beschrieben.

 

 

Belege und Belegsammlung

 

Die Belegsammlung ist vermutlich das Wichtigste im Kontext der ordnungsgemäßen Buchhaltung und folgendes sollte hierbei möglichst schnell verinnerlicht werden:

Keine Buchung ohne Beleg

und

Kein Beleg ohne Buchung

und

Ohne Buchung gibt es kein Geld

 

Belege sind in diesem Fall ein Nachweis dafür, dass für bestimmte Dinge oder Dienstleistungen Kosten angefallen sind. Im Klartext heißt das Quittungen, Rechnungen, Kassenzettel usw. Um diese Belege zu ordnen und ihnen eine Struktur zu geben, werden die einzelnen Belege auf die Rückseite von Belegträgern geklebt. Ausnahmen bilden hier die Bank- und Kassenbuchungen. Die Belegträger sind standardisiert und im Finanzbereich des Expertenwissens unter Forms zu finden. Auf diese Belegträger müssen die Daten: Belegnummer, Belegdatum, Soll- und Habenkonten, Betrag und Grund der Ausgabe eingetragen werden. Sofern mehrere Belege eingereicht werden können diese auf ein und desselben Belegträger geklebt werden bis der Belegträger voll ist. Die Buchungen zu den Belegen erhalten dann dieselbe Belegnummer die oben auf dem Belegträger eingetragen wird.